Proje Ä°nsan Kaynakları Yönetimi: Proje insan kaynakları yönetimi, projeye katılan insanların en etkin ÅŸekilde deÄŸerlendirilmesini saÄŸlamak amacıyla gereklidir ve üç temel süreçten oluÅŸur;
- Organizasyonel planlama,
- Projede yer alacak insanları seçme,
- Takım geliştirme.
Birbiriyle baÄŸlantılı bu üç süreçten her biri, projenin içeriÄŸine ve niteliÄŸine göre bir veya birden fazla kiÅŸi tarafından yürütülür. Pratikte bu süreçler birbirine kenetlenmiÅŸtir ve eÅŸ zamanlı yürürler. Hepsinin ortak özelliÄŸi; bu süreçleri geliÅŸtirip, uygulayıp, kontrol eden kiÅŸinin yani proje yönetmeninin;
- Ön ayak olma ve iletiÅŸim kurma gibi temel yönetim özelliklerine sahip olması,
- Motivasyonu sağlama ve rehberlik yapma gibi, bireylerle ilgili konularda yetenekli olması,
- Takım kurma ve ikilemlerle baÅŸa çıkma gibi ekiple ilgili konularda bilgili olması,
- Performans deÄŸerlendirme, iÅŸe ayım, çalışan iliÅŸkileri, saÄŸlık ve güvenlik konuları gibi insan kaynaklarıyla ilgili prosedürleri bilmesi gerektiÄŸidir.
Organizasyonel planlama, projedeki görevlerin tanımlanması, dokümante edilmesi ve kiÅŸilere atanması, sorumlulukların belirlenmesi ve iliÅŸkilerin raporlanmasından oluÅŸur.
Roller, sorumluluklar ve iliÅŸkileri raporlama, kiÅŸilere veya ekiplere atanabilir. Projeye katılan kiÅŸiler projeyi yapan ÅŸirket bünyesinde olabilecekleri gibi ÅŸirket dışından da olabilir. Åžirket içindeki kiÅŸiler marketing, muhasebe finans gibi belli baÅŸlı departmanlardan gelirler.
Organizasyonel planlama, iletiÅŸim planlamayla yakından ilgilidir. Ä°letiÅŸimin yapısını da en çok ÅŸirket kültürü etkiler. Bu süreç sonunda ortaya rol ve sorumlulukları kimlerin alacağının listesi, çalışan yönetim planı, organizasyonel tablo ve destekleyici detaylar ortaya çıkmalıdır.
Projede çalışacak kiÅŸilerin seçilmesi; projede ihtiyaç duyulan kiÅŸi veya ekiplerin seçilmesi anlamına gelir. Bir çok projede en iyi kaynaklara ulaÅŸmak mümkün olmadığı için proje yönetimi elindeki kaynakları en iyi ÅŸekilde kullanmaya çalışır. Bu safha sonunda projede çalışacak ekip ve yönetim ekibi ortaya çıkar.
Takım geliÅŸtirme; seçilerek bir araya gelen kiÅŸilerin, bir takım olduklarının kavranması anlamını taşır. Takım olmanın kavranması, projenin hedeflerine ulaÅŸabilmesi açısından çok önemli. Takım içindeki kiÅŸilerin hem fonksiyonel, hem de yönetimsel anlamda becerilerinin olması onların hangi görevi yapacağının belirlenmesi aÅŸamasında zorluk çıkarır. Bu iki boyutlu durumun içinden çıkılmak için kullanılan çözümün mantıklı ve etkin olması, proje yönetiminin baÅŸarısını belirleyen faktörler arasında. Bu süreç sonucunda performans ilerlemeleri ve performans deÄŸerlendirmeleri için girdiler ortaya çıkar.
Proje Ä°letiÅŸim Yönetimi: Proje iletiÅŸim yönetimi, projede kullanmak üzere toplanan, yayılan ve depolanan bilginin doÄŸruluÄŸunu, projeye uygun olmasını ve projeye zamanında ulaÅŸmasını saÄŸlar. Projenin baÅŸarılı olması için gereken bilgi, fikir ve insanlar arasındaki kritik baÄŸlantıları saÄŸlar. Proje dahilindeki herkes iletiÅŸime hazır olmalı, ve birey olarak, projede yer alan diÄŸer insanlarla iletiÅŸimlerinin proje geliÅŸimini nasıl etkilediÄŸini bilmeli.
Proje iletiÅŸim yönetimini, 4 ana bölüme ayırmak mümkün;
- Ä°letiÅŸim planlama,
- Bilgi dağılımı,
- Performans raporlama,
- Yönetimsel kapanış.
Bu süreçler hem birbiriyle hem de bilgi saÄŸlayan diÄŸer süreçlerle iliÅŸkilidir. Her süreç projenin ihtiyacına göre bir kiÅŸinin veya grubun efor sarf etmesini gerektirir. Her süreç proje süresi dahilinde en az bir defa meydana gelir.
Ä°letiÅŸim planlama safhasında hangi bilgiye kimin, ne zaman ihtiyacı olduÄŸunu ve bu bilginin kim tarafından nasıl aktarılacağını belirler. Bütün projelerde, proje bilgisinin iletiÅŸime dahil edilmesi gerekir fakat bu bilginin hangi kanaldan iletileceÄŸi projeden projeye farklılık gösterebilir. Proje ekibinin ne tür bilgiye ihtiyacı olduÄŸunu ve bu bilginin hangi kanaldan ilgili kiÅŸiye ulaÅŸacağını belirlemek, proje baÅŸarısı için önemli bir faktördür. Bir çok projede, iletiÅŸim kanalları projeye baÅŸlamadan önce belirlenir. Bu süreç sonunda iletiÅŸim yönetim planı netleÅŸmelidir.
Bilgi dağılımı, proje katılımcılarına, ihtiyaçları olan bilgilerin zamanında ulaÅŸmasını saÄŸlamayı amaçlamaktadır. Bir önceki safhada netleÅŸtirilen iletiÅŸim yönetim planı uygulanmaya baÅŸlanır, bunun yanında beklenmedik problemlerin çözümü saÄŸlanır. Bu safha sonunda proje kayıtları, raporları ve sunumları hazır olur.
Performans raporlama safhasında, proje hedeflerine ulaÅŸmak için proje kaynaklarının ne kadar etkin kullanıldığı proje katılımcılarına bildirilir. Bu süreç ÅŸu basamaklardan oluÅŸur;
- Statü raporu; projenin program ve bütçe bazında ne durumda olduÄŸunu gösterir
- Ä°lerleme raporu; proje takımının hangi iÅŸleri tamamladığını ve iÅŸlerin tamamlanma yüzdesini gösterir.
- Tahminler; projenin gelecek statüsünü ve ilerlemesini içeren tahminlerdir.
Performans raporlama proje kapsamı, programı, bütçesi ve kalitesiyle ilgili bilgi verir. Projede ayrıca risk ve tedarikle ilgili bilgiye de ihtiyaç vardır. Performans raporlama safhası sonunda performans raporları ve deÄŸiÅŸim istekleri oluÅŸur.
Yönetimsel kapanış, projede yer alan her fazın bitiÅŸinden sonra yönetimin kapanış yapması gerekir. Bu, proje ürünün projeyle ilgili herkes tarafından net bir ÅŸekilde kabul edilmesi için proje sonucunun dokümantasyonunu kapsamaktadır. Bu süreç içinde, proje kayıtları toparlanmalı, son belirlemeler yapılmalı, proje baÅŸarısı ve etkinliÄŸi analiz edilmeli ve bu dokümanlar gelecek kullanımlar için arÅŸivlenmelidir. Yönetimsel kapanış, proje tamamen bitmeden yapılmamalıdır. Bu süreç sonunda proje arÅŸivleri, proje kapanış dokümanları ve projeden alınan dersler netleÅŸir.
Proje Yönetiminin Motivasyon Boyutu: Ä°ÅŸ hayatının hata kabul etmemesi, yapılacak iÅŸlerin çokluÄŸu ve sürekli bir efor ve dikkat gerektirmesi çalışan kesimi fiziksel ve zihinsel olarak yorar. Fiziksel ve zihinsel yorgunluÄŸun, sürpriz problemlerin, aşırı yüklü ‘yapılacaklar’ listesinin ve zaman yetmezliÄŸinin kolayca üstesinden gelebilmek için proje süreci dahilinde karşılaşılabilecek durumları kontrol edilebilenler ve edilemeyenler ÅŸeklinde ayırın. Sonra kontrol edilebilenlere odaklanın. EÄŸer gün içinde yapmanız gerekenlerin ve karşılaÅŸabileceÄŸiniz engellerin bir listesini çıkarırsanız; kontrol edebileceÄŸiniz tek ÅŸeyin kendiniz olduÄŸunu anlarsınız.
Bu yüzden, üretkenliÄŸinizi ve etkinliÄŸinizi artırabilmek için iÅŸe kendinize odaklanmaktan baÅŸlayın. Davranışlarınıza, düÅŸüncelerinize, ne hissettiÄŸinize, problemlere nasıl tepki verdiÄŸinize, baÅŸarıya nasıl hazırlandığınıza, performansınızı nasıl deÄŸerlendirdiÄŸinize, hedeflerinizi nasıl belirleyip, bu hedefleri gerçekleÅŸtirmek için neler yaptığınıza odaklanın. KiÅŸisel verimliliÄŸinizi artırmak için yapacaklarınıza bu listeden baÅŸlayabilirsiniz:
- Her güne size keyif veren bir ÅŸey yaparak baÅŸlayın. Bunu motivasyonunuzu yükseltmek için bir baÅŸlangıç noktası ya da güne daha hazır baÅŸlamanızı saÄŸlayacak bir araç olarak kullanın.
- Önce yapacaklarınızı planlayın, daha sonra planlarınızı uygulayın. Gitmek istediÄŸiniz yere ulaÅŸmadan önce nasıl ulaÅŸabileceÄŸinizi bilmeniz sizin için iyi olur. Ayrıca hangi iÅŸi bitirmeniz gerektiÄŸinizi en geç bir gün önceden netleÅŸtirmelisiniz.
- Hedeflerinizi küçük parçalara bölün. EÄŸer yapılması gerekenlerin hepsine aynı anda bakarsanız; taşıyamayacağınız bir yükün altında ezildiÄŸinizi hissedebilirsiniz. EÄŸer projeyi küçük iÅŸlere böler, bunları teker teker yaparsanız, büyük iÅŸlerin ne kadar çabuk bittiÄŸini göreceksiniz.
- Yaptığınız iÅŸin bir ay ya da bir yıl sonra hala deÄŸer taşıyor olacak mı? EÄŸer sadece kendinizi iyi hissettiren ve sizi eÄŸlendiren iÅŸlere yönelme eÄŸiliminiz varsa; belli aralıklarla, yaptığınız iÅŸin sizi hedefinize ulaÅŸtırabilecek nitelikte olup olmadığını kontrol edin. Böylece hedefinize daha uzun süre odaklanabilirsiniz.
- Yaptığınız iÅŸler için program hazırlayın, her iÅŸin bir bitiÅŸ zamanı olsun; bu sizi hedefinize baÄŸlı tutar. BitirdiÄŸiniz iÅŸlerin kayıtlı olması size bir ÅŸeyler yaptığınızı hissettirir.
- Her gün birkaç kere öncelik listenizi yenileyin ve kontrol edin. Bu, iÅŸlerinizi daha kolay takip etmenizi saÄŸlar. Hangi iÅŸin daha önemli olduÄŸunu unutmayın.
- Gününüzü gözden geçirin ve kendinize o gün içinde yaptığınız en önemli 3 ÅŸeyin ne olduÄŸunu sorun. Böylelikle günün muhasebesini yapmış olacaksınız ve öncelikli iÅŸlerinizin ne kadarını tamamladığınızı ölçebileceksiniz. Ayrıca ertesi günün planını hazırlamış olacaksınız.
- Öncelikle canınızı sıkan ya da sizi korkutan iÅŸleri bitirin. Aklınızın bir köÅŸesinde sizi bunaltan bir iÅŸi yapmanız gerektiÄŸi fikrinin olması sizi rahatsız eder ve diÄŸer iÅŸlere konsantre olmanızı engeller.
- Hedeflerinizi sürekli yenileyin, canlı ve gerçekle baÄŸlantılı tutun. Büyük hedefinize ulaÅŸmak için basamak niteliÄŸi taşıyan küçük hedefleriniz olsun. Ayrıca sürekli yeni hedeflerinizin olması motivasyonunuzu canlı tutar ve potansiyelinize uygun iÅŸler yapmanızı saÄŸlar.
| < Önceki | Sonraki > |
|---|